采购报销管理规定

采购报销管理规定

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采购报销管理规定

第一章 目的

为了规范采购报销流程，加强物品及资金的使用管理，保障优质廉价及经营需求，特制订采购报销制度及流程。

第二章 采购制度及流程 一、采购分类

1、生产物资采购包括：五金备件、劳护用品、低值易耗品等。 2、办公用品采购包括：办公耗材、数码配件、其它零星物品、培训资料、书刊等。

3、固定资产采购包括：电子设备、电脑、房屋租赁、大额资产等。

二、申购流程

1、申购部门根据部门需求填写完整《物品采购申请单》。

2、申请人必须按照采购申请单依次由部门经理、总经理签字确认。

3、把签字完整的采购申请单递交至人事行政部，由人事行政部进行采买。

4、采购单由总经理批准后人事行政部方可进行采购。 三、各部门申购时间安排

各部门负责人在每月25日前将下月计划所需的物资采购申请汇总审批后报归口的采购职能部门，人事行政部统一在次月10日前完成采购及验收。如无紧急物品其他时间不予以采购。采购申请必须由采购申请人、部门经理、总经理签字确认。 四、采购管理规定

1、申购人员必须详细填写物品采购申请单并办理相关审批手续。 2、采购人员应严格按照申购项目进行采购，如有疑问及时与申购部门沟通，确认无误后方可采购，采购物品必须货比三家，认真对比、筛选，按照质优价廉的原则予以采购。

3、采购人员必须按照收货标准仔细清点物品并及时办理入库手续，对不符合采购申请表的物品有权拒收，在验货过程中对物品质量、规格等难以确认的情况下应主动请申购部门一起验收。

4、采购和使用上的两个相关人员要相互监督，相互合作，共同做好此项工作，对于有争议的问题各自上报上级领导处理。

第三章 报销制度及流程 一、日常费用报销制度及流程

1、日常费用主要包括：差旅费、餐饮费、电话费、交通费、办公用品费、日用品费、低值易耗品及备品备件、业务开拓费、培训费、资料费等。

2、费用报销的一般规定

报销人必须取得相应的票据(发票或收据)。

填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数，简述费用内容；金额大小写须完全一致（不得涂改）。 简述费用内容。 3、费用报销的一般流程

报销人填写对应费用报销单 报销人出具报销凭证 部门经理审核签字 人事行政部审核签字 总经理审核签字报销 4、物品采购报销流程 报销人填写对应费用报销单 报销人凭借采购单申请报销 部门经理审核签字 人事行政部审核签字 总经理审核签字报销 5、差旅费报销制度及流程

员工差旅费开支标准：交通费可实报实销（需打的、坐飞机的需请示各公司总经理）；住宿费和餐费的费用按单据实报实销。 6、其他费用：根据实际需要据实支付。

二、专项支出财务报销制度及流程

1、专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

2、软件及固定资产购置报销财务制度及流程：

填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。

报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。

结账报销：资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；财务根据审批后的报销单以转账形式付款；若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在7个工作日内办理报销手续。

三、其他专项支出报销制度及流程

1、费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。 2、

费用标准：此类费用一般金额较大，由人事行政部根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算等），经总经理签字审批。

3、务报销流程

由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；。

按审批程序审批：主管部门经理审核签字→人事行政部审核签字→总经理审批

财务根据审批后的报销单金额付款。

若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在7个工作日内办理报销手续。

四、借支管理规定及借支流程 1、借款管理规定：

出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回7个工作日内办理报销还款手续。

其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

各项借款金额超过5000元应提前一天通知人事行政部。

2、外出采购需借支现金5000元以上的，除按上述手续外，还应提交领导批准的《采购计划》和《采购单》，《采购计划》和《采购单》要填明所购物品名称、牌子、规格、数量、价格、金额。

3、借款销账规定：

借款销帐时应以《借款申请单》为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经总经理批准，否则有权拒绝销帐；。

借款者原则上应在7个工作日内办理销帐手续。

借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

借支的现金，要在当月月末前，结清借支。 4、借款流程

借款人按规定填写《借款申请单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、转账或现金。

审批流程：部门经理审核签字→人事行政部审核签字→总经理审批。

五、报销时间的具体规定

1、每周五为报销日；若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，该报销日停止报销。最晚在次月10日前提交报销至人事行政部。

2、借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。

第四章 附则

1、各部门或员工需要采购时，凡是未按照上述审批手续审批和流程采购的，有权拒绝报销。

2、各部门或员工需要报销时，凡是未按照上述审批手续审批和流程办理的，有权拒绝报销。 3、本制度经总经理审批后实施。

附件一《采购申请单》 附件二《报销申请单》

附件三《借款申请单》 附件四《办公用品库存清单》

上海XXXXXX有限公司

2018年03月25日