礼仪原则下的外贸英
语函电写作
课 程 名 称 外贸英语函电
学 生 姓 名 张定慧 学 号 1240501335 系、年级专业 外语系2012级英语
指 导 老 师 麻 建 学
2015 年 12月31日
礼貌原则下的外贸英语函电写作
绪论
礼貌原则被视为人类一切行为的准则。外贸英语函电是交际的一种形式，也应遵循这一准则。外贸英语函电是贸易双方传递商务信息，促进贸易关系的重要桥梁，是现代商务活动中效果显著、方便易行的一种常用交际的重要手段。随着中国加入世界贸易组织，我国对外开放的格局进一步深入，对外贸易不断深入发展，外贸函电已成为一种重要的交流工具。礼貌原则的运用涉及到国际商务活动的整个过程——询盘，报盘，下单，付款方式，包装，装运，保险，代办，索赔和仲裁等环节，是顺利解决商业存在的纠纷和商业成功的基础。信函是否礼貌得体，直接关系着商务活动的成功与否。当商务交往面临着冲突时，利益双方就更应该有策略地运用语言——恰当地使用礼貌准则，以体现发信者对收信者的友好、尊重、体谅等各种情感，也可以说是我们经常讲到的“商务礼貌”，它指的是商务活动中的礼貌规则，商务礼貌的正确运用体现的不仅是个人的自身素质，同时折射出企业的文化水平和管理境界。
正文
一、礼貌原则的含义
表达礼貌的主要手段之一就是语言的运用。什么是礼貌，如何表达礼貌，一直是语用学的重要课题之一。1983年，英国著名语言学家Leech也提出礼貌准则，他认为：“言语交际中说话人故意违反合作原则，让听话人去意会其真正意图，其中的一个重要原因就在于礼貌，即根据会话命题内容对会话双方的惠（benefit）、损(cost)程度，选择对受话人或第三方有利的信息和语言形式。”其礼貌原则主要包括六条准则，即得体准则，慷慨准则，一致准则，谦逊准则，赞同准则，同情准则。[4]
正如Leech所说，作为英语语言礼貌的几个大的原则，它们本身所论述的是绝对礼貌的问题（即在某一尺度或某套尺度上有正反极的问题）。简单点说，即上述语言的礼貌原则的出现是有一定的适用范围的。因此在外贸英语函电交往中，我们还必须得从各种不同的角度去分析这些礼貌原则的实际运用。例如在运用慷慨原则和得体原则时候，我们同时也得关注被动语态、情态动词、If条件句以及句式等在表达观点或感情方面的差异，这样才能使礼貌原则的作用发挥到最大化。 二、礼貌原则下的外贸英语函电写作
外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书而语言交际工具。好的外贸英语函电在语气的选择与使用上也是十分讲究的，既给了对方而子，又保全自己的而子。外贸英语函电并不需要太过华丽优美的词句，只需用简单朴实的语言，准确地表达自己的意思，并让对方得以清楚了解即在外贸英语函电中，礼貌的运用并不是一概而论的，它需要根据不同的客户的需
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要、不同的文化背景，得体适时地使用礼貌原则进行变通。 （一）赞扬准则
清楚、简要、礼貌是外贸英语函电的三个基本要求。函电往来要有礼貌，有礼貌可博得对方的好感，诸如“please\”,“We would like to”之类的礼貌标记词语，能增加礼貌程度，表达对听话人的尊重，使对方产生好感。外贸英语函电在长期的应用过程中产生了一些常用的表示谢意的词语与句型，较常见的有:thank, appreciate,be grateful, be obliged和be indebted等词语、词组及相关的句型。[2]
1、在函电的往返过程中几乎每一封信开头都是Thank you for your letter of„或者是相似的表达变体。如：
(1)We thank you for your support and cooperation for many years.[P16]
(2)Thank you for your letter of May 10,2009,in which you expressed your willingness to enter into business relation with us.[P21]
(3)We would like to send us details of the produces,newly developed NumanMP4,M6000.[P34] (4)We are pleased to receive your inquiry of May 16,for which we thank you very much,[P36]
2、除了每封信开头用thank一词表示感谢外，外贸函电文本中包含礼貌词语表示感谢和感激一类的句子比比皆是。如：
(1)We would be obliged if you should introduce us to the most capable and reliable importers in that country who are interested in our products.[P19]
(2)We are regretful to have to inform you that our particular line.[P23]
(3)We are delighted to send you our 2009 Mobile Phone booklets introducing our new products,we wish you will them of interest.[P29] (4)We appreciate the good quality of your goods.[P62]
“谢不绝口，感激不尽”给足了交际对象面子，可谓礼貌有加。 (二)得体原则
1、用词准确
商业书信必须要正确得体，因为它牵涉到买卖双方的权利\"义务和厉害关系等，所以用词要严谨准确，错误的表达小则会造成尴尬，大则会给对方留下不好的印象，甚至引起不必要的纠纷。因此在外贸函电的各个环节，对于时间、价格、货物的具体品质、颜色、尺码以及各种单证的填写等方面一定要确保表达的准确无误。例如：
(1)We shall be glad if you will cover us against All Risks, warehouse to warehouse, to the value of US $ 5000 on the goods, from Hong Kong to San Francisco.[P134]
在这句话中，写信人对保险的险别、金额、保险标的发货地点等都做了准确的描述，以便让对方准确无误的进行投保。
(2)The wheat is to be packed in new gunny bags of 100kgs, and each bag weights 1.5kgs.[P155]
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这句话简单直接的提出了写信人的要求，以便让对方准确进行产品的销售。
(3)We claim US $20,000for short shipment on the 50 tons peanuts shipped by“Kunlun”.[P175] 这句话简明得叙述了要求索赔的原因，且对索赔商品及金额做了准确的描述，以便让对方清楚明白的确定索赔是否公正。
2、使用被动句
在同样一件事的叙述，用主动句表达常有谴责对方的感觉，如用被动句，语气则缓和多了。Ashley认为：“在商务函电中，为了使函电更加礼貌得体，除了选用一些得体的语言外，还应多使用被动语态„„因为被动语态能使你的请求显得更加温和; „„”。[1]例如: (1)Your prompt attention will be appreciated.[P97]
(2)As the goods are badly in need here, please effect shipment as soon as possible.[P162] (3)You are assured that we are doing our utmost to make shipment as quickly as possible.[P163]
3、使用条件句
在向对方提出“要求、建议”时多用条件句更能表达礼貌、委婉的语气。运用if条件句使主句表达的内容具有了条件性，使提出来的建议听起来更具有试探性。如：
(1)We will take it into consideration if you can make shipment before the end of this month.[P60] (2)If you see any chance to do better later on,please let us known.[P66]
(3)We should be grateful if you could dispatch the goods as soon as possible.[P69]
(三)同情原则
在商务英语函电中，要缩小自身对他人的厌恶，避免诋毁和直接批评。书写信函时要注意尽量减少双方的反感，增加双方的同情。这样既可以显示我们对对方的尊重和重视，又能够满足对方在面子上的积极需求。展示人情味，即尽量多从对方的角度考虑我们都知道，人类是非常重感情的，彼此之间互相关心，互相理解，尤其是在对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达慰问或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福。这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式也可以称作“展示人情味”策略。
(1) We regret to inform you that your price is found on the high side to work on.[P23] (2) We are deeply concerned about the complaint about the upholstery materials supplied to your order.[P176]
结论
商务英语信函作为现在国际上商务交往的重要工具发挥着重要的作用：商务信函既是利益双方用来沟通的媒介，同时也是建立友谊、吸引客户的手段。这些礼貌原则在外贸英语函电的交往中，是一定要遵守的。处理好礼貌原则中各项准则与交际距离之间的关系努力达成不同文化之间的认同这样对于维护和保持灵活有效的国际商务交流原则在商务交往中与对方建立良好的往来关系促进贸易的成功是具有非常大的作用。
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参考文献：
[1]Ashley A .A Handbook of Commercial Correspondence [M]. Oxford: OUP, 1992. 34. [2]兰天，时敏，叶富国.外贸英语函电[M]. 北京：科学出版社，2010. [3] Leech G N .Principles at Pragmatic[M]. London: Long man,1983. [4]梁志坚，莆田学院学报[J]. 福建：莆田学院外国语言文学系，2005. [5]梁志坚.外贸英语函电中‘感谢”的表达方式[J].英语学习，1999,(3): 50.
[6]朱永生，严世清，苗兴伟.功能语言学导论[M].上海:上海外语教育出版社.2004.
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