文件和资料管理程序

文件与资料管理程序

文件编号：

1 目的

保证公司在HSE体系运行过程中，所有活动场所均使用有效版本的文件（包括适当范围内的外来文件），防止使用失效或作废文件，确保各类文件和资料的有效性和符合性。 2 适用范围

适用于公司HSE体系运行中，有关HSE活动文件的控制和管理。 3 职责

3.1 安全环保部负责公司HSE管理体系的编写、报批、发放、更改和作废管理； 3.2 各部门负责本部门文件和资料的控制管理，应加强对文件的识别和保管。 4 工作程序

4.1 文件的编制、审核与批准

公司的HSEMS文件由安全环保部组织编写，HSE管理者代表审核，最高管理者批准后发布实施。 4.2 文件的编号

4.2.1公司HSEMS文件及记录表格编号 a) 管理手册及管理程序编号

XXXX-HSEMS-□□-□□ 表示文件顺序号（两位） 表示文件类别

表示健康安全环境管理体系 表示xxxx工程股份有限公司

 公司的HSEMS中管理手册及管理程序的简称如下：

 

管理手册简称为“MM”； 管理程序简称为“MP”；

b) 公司HSEMS中的支持文件编号

XXXX-□□-□□□

表示文件顺序号（三位） 表示支持文件类型

表示xxxx工程股份有限公司

  

管理规定的英文简称为“MR”； 操作规程的英文简称为“OS”； 技术标准的英文简称为“TS”。

c) 公司HSEMS中的记录表格编号

XXXX -HSER□□□

表示记录顺序号（三位） 表示xxxx工程股份有限公司

4.3 文件的发放

4.3.1 安全环保部采取纸张印刷发行及Lotus Notes网络系统上传Adobe Acrobat 形式文件两种方式，保证公司的健康安全环境管理体系被员工获取和遵守。

4.3.2 以纸张印刷形式发行至公司内部的公司健康安全环境管理体系，发放范围及发放对象由安全环保部确定。发放前应加盖红色“受控”章，填写《受控文件清单》，并报部门经理审核。发行至外单位、顾客或其它相关方纸张印刷形式的公司健康安全环境管理体系应注明“非受控”标识，文件发放时，应填写《发文登记表》。 4.4 文件的修订、换版和新增 4.4.1 文件修订和换版的条件

a) 发生组织机构、生产活动、设备更新等变化时，现有文件不能满足需要的； b) 国家法律、法规、标准或上级文件进行了修订，现公司文件与之相抵触的； c) 经使用部门或单位反映，文件的可操作性不强或与实际中行之有效的做法不相符的； d) 当原文件版面内容修改二分之一以上，或原文件主要内容发生较大变化时应进行换版。 4.4.2 安全环保部负责公司HSEMS文件的修订、换版和添加工作;

a) 修订、换版或添加前应填写《体系文件增加及修改记录》，报部门经理审核、HSE管理者代表批准后，方可进行。

b) 修订、换版或添加的HSEMS文件发布后，安全环保部应在其生效日期前，按照第4.5.1条款的要求，对纸张印刷形式发行的公司HSEMS文件实施作废、销毁与发放处理。

c) 对Lotus Notes网络系统上传的文件，安全环保部应在修订、换版或添加文件生效日期同时更新《受控文件清单》。 4.5 文件的作废与销毁

4.5.1 纸张印刷形式发行并加盖红色“受控”印章的公司HSEMS文件，在修订或换发新版时，原版次受控文

件由安全作业协调部从所有发放和使用场所撤回，填写《文件销毁登记本》，经部门经理审核后，将原版次文件销毁。并填写《发文登记表》，及时更换现行有效版本文件。需要保存的失效文件，应有“作废”印记妥善保存，并与现行版本文件分开放置。

4.5.2 Lotus Notes网络系统上传的公司HSEMS文件按第4.4.2条款的相关规定执行。 4.6 其它管理要求

4.6.1 各使用场所必须使用现行有效文件。

4.6.2 过期作废的文件必须及时撤回，或采取其他措施防止误用。

4.6.3 文件持有者应妥善保管文件，不得遗失或涂改，“受控”文件不得复印。 4.6.4 HSEMS体系文件未经安全作业协调部同意，一律不得外借或者复印外传。

4.6.5 任何人不得擅自复印，或向与HSEMS运行无关的人员，特别是公司外部人员提供有效文件。 5 相关文件 无

6 相关记录 6.1受控文件清单 6.2发文登记表

6.3体系文件增加及修改记录 6.4文件销毁登记本 6.5文件、资料收文登记