办公室人员手册目录

办公室人员手册目录(总10页)

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办公室人员手册目录

一、组织架构图

1、公司组织架构图

2、行政人事部组织架构图

二、行政人事部工作内容 1、综合工作 2、会议管理工作 3、协调工作

三、岗位职责

1、部门岗位职责 2、人员岗位职责 2.1主任职责 2.2主管岗位职责 2.3综合管理员职责 四、管理制度 1、人事管理

1.1人员招聘 1.2人员录用 1.3合同管理

1.3.1劳动合同管理 1.3.2物业合同管理 1.3.3其他合同管理 1.4人员培训管理

1.5人员晋升、离职管理 1.6人员考勤管理 1.6.1考核 1.6.2休假

1.6.3福利、劳保 1.6.4通讯费管理

2、档案公文管理 3、印章管理 4、固定资产管理 5、后勤服务管理 5.1工装管理 5.2差旅管理 5.3车辆管理

5.4宿舍食堂管理

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一、组织架构图

1、公司组织架构图

山西滨汾物业管理有限公司组织架构图

董事长

总经理

副 副 副 副 副 总 总

总 总 总 经 经 经 经 经 理 理 理 理 理

市

场 人 安 弱 节 行 财 品 各 区 拓 员 全 电 能 政 务 质 服 域 展 招 督 施 改 人 部 管 务 分 部 聘 查 工 造 事 理 中 公 部 部 心 司

客 工 保 秩 户 程 洁 序 服 维 绿 维 务 修 化 护 部 部 部 部

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2、行政人事部组织架构图

二、行政人事部工作内容

办公室是一个机构中沟通上下、协调左右、联系各方、保证机关工作正常运转的枢纽，它介于管理层、执行层之间，起着直接协助领导工作的作用。总的来说是参与政务，管理事务，搞好服务。

1、综合工作

帮助领导制定总体规划，参与目标管理；协助领导抓好中心工作，搞好调查研究，及时发现新问题，掌握新情况，总结新经验，提出新思路。这些综合性工作都由办公室承担，都是办公室政务工作的内容。

2、会议管理工作

办公室是重要会议及活动的组织者。协助领导对本单位的重要会议如领导办公会、高层管理人员的工作会议等进行组织安排，对会议的筹备、召开及善后工作提供全面服务。

3、协调工作

协调工作进行的好与差是衡量办公室工作质量和办事能力的一项重要评估标准，是指办公室协助领导协调组织内外各有关单位及部门之间的工作及工作关系，减少和解决矛盾冲突，是各部门之间能统一意志、统一行动、相互支持、紧密配合的实现组织的目标。

三、岗位职责（空） 1、部门岗位职责 2、人员岗位职责 2.1主任职责

2.2综合管理员职责

四、管理制度 1、人事管理制度 1.1人员招聘

办公室根据各部门年度人员规划的阶段性计划，或季度人员规划以及各部门的临时人员需求计划拟定季度人员招聘。坚持贯彻公平、公正、公开与平等、竞争、择优相结合，员工参与和工作需要相结合的原则。办公室要拟定人员招聘计划，计划包括：需求岗位和人数；岗位说明，包括岗位职责和要求、到岗日期、岗位级别、薪资水平等；招聘渠道和时间；招聘费用预算。

1.2人员录用（参考员工手册）

办公室通过招聘渠道收集应聘人员资料，并进行资格审查，资格审查之后进行面试，通过综合素质测试、用人部门复试、资格复查、体检，各项指标合格之后，发放《新员工入职通知书》。

1.2.1员工入职后，填写《入职适用审批表》，并自入职之日起付薪。

1.2.2办理入职适用审批表时，需提供身份证、学历证等有效证件的原件，复印件留公

司，个人资料信息须填写正确完整，个人地址电话等资料有变更时，及时通知人 事部门变更。

1.2.3试用期1个月，试用期结束，考核合格后，填写《转正申请表》，直接主管和部门

经理签署意见，交行政人事部经理审核，公司总经理审批，行政人事部留档备案。

1.2.4试用期内，特殊岗位和优秀员工可提前转正；不符合岗位需求但认同公司文化的

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员工可延长试用期；既不符合岗位要求且不认同公司文化的员工，解除劳动关系。

1.2.5试用期内员工发生下列情形之一，即不符合录用条件，公司可以立即与员工解除

劳动关系：

（1）提供虚假身份证、学历（学位）证书、工作履历、体检证明、亲属关系及离 职证明等证件，或个人简历、应聘申请表填写内容不真实； （2）试用期内不能按岗位要求完成工作任务，考核不合格； （3）工作态度消极，缺乏团队合作精神，沟通能力不足； （4）试用期内有旷工情况；

（5）无特殊情况，累计事假超过7天； （6）有违反公司规章制度的行为。 1.3合同管理

1.3.1劳动合同管理

1.3.1.1合同签订与保管

（1）公司在聘用员工时，拟录用员工需提供与上一家单位终止、解除劳动关系的 证明。

（2）员工进入公司报到的当天，需在人力资源部签订劳动合同。由于特殊原因未 签的，需在入职的第一周签订劳动合同，员工入职后不同意签订劳动合同的 不予录用。

（3）工作关系在总部的员工与总部签署劳动合同；工作关系在分支机构的员工 分支机构签署合同。 （4）合同一式三份。 1.3.2物业合同管理

（1）物业合同管理实行分级管理原则、分类专项管理相结合原则、统一归档原则，

并实行承办部门负责制度，审查会签制度，合同专用章集中管理制度和重大合

同备案制度。

（2）公司办公室为合同归口管理部门，负责建立健全公司合同管理制度。

1.3.3其他合同管理 1.4人员培训管理

1.4.1培训工作的原则和方针

（1）培训原则：实用性、有效性、针对性为公司培训管理的根本原则。

（2）培训方针：以提升全员综合能力为基础，提高员工实际岗位技能、团队协作 融合和工作绩效为重点，建立具有公司特色的全员培训机制，全面促进员工 的成长与发展，提升员工队伍整体竞争力，确保培训对公司业绩达标和战略 实施的推进力。 1.4.2培训工作的四个要求

（1）锁定战略与未来发展需求 （2）锁定企业文化建设

（3）锁定中层以及后备队伍能力建设 （4）锁定内部培训指导系统的建立和提高 1.4.3培训工作的六个目标

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（1）建立、理顺与不断完善公司培训组织体系与流程，确保培训工作高效运行。

（2）传递和发展公司文化，建立员工特别是新员工对企业的归属感和认同感。 （3）重点推进项目经理的技能培训，保质保量地完成各部门具体工作。 （4）进一步完善培训课程体系，确保培训内容和企业文化的一致性。 （5）推行交叉培训，实现企业资源共享和员工业务能力提升。 （6）加强培训及企业文化对分公司的辐射。 1.4.4培训体系建设

（1）交叉培训体系

全面推行交叉培训，通过“应知应会基础知识讲座”和“部门间业务传递” 两部分的培训实现员工从两个不同角度对企业信息和技术的全面了解，以改 变部门之间协作不精确、相互不够了解的现状。 （2）内部培训师体系

提高培训管理水平，降低培训成本，完善企业知识积累和传承。人力资源部

将通过甄选、培训、考核和评定至少开发10位内部培训师，年授课量不低 于30小时。 （3）多样化培训方式

在内外培训、拓展等原有培训形式上，提高培训的灵活性和有效性，使员工

可以自由地安排培训时间，开展包括读书活动、互联网培训、光盘教学、培

训杂志在内的课程辅助培训。 （4）初步建立员工职业生涯发展体系

建立以公司全体员工为基础，以业务主管及其以上人员为重点的职业生涯发

展体系；为每个员工建立培训档案和公司内部职业发展规划，结合岗位说明

书制定与职位升迁相关的且必须参加的培训项目列表。 （5）培训评估体系

通过四级培训体系对培训进行评估，评价培训工作的实施效果，总结得失， 为了下一年度培训工作的开展提供指导。 （6）培训激励体系

为调动员工的积极性，建立相应的奖惩制度，对培训成绩优秀的员工，将 给予适当的奖励；对培训成绩不合格的员工将给予一定惩戒。 1.5人员晋升、离职管理 1.5.1人员晋升管理

1.5.1.1人员晋升考核评估原则

（1）充分尊重原则。人力资源部将充分尊重各部门用人需求，支持和配合完成 晋升员工全面素质考核工作。

（2）充分负责原则。本着对公司、部门、员工本人充分负责的原则，对晋升员 工进行全方位（员工本人、上级、下级、平级、其他合作部门）考核评估。

（3）充分建议原则。针对极个别不符合条件，有重大素质隐患，不适合公司、

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部门发展的人员，人力资源部将向相应部门或管理委员会建议暂缓晋升。 1.5.1.2人员晋升考核评估流程

（1）人力资源部针对各部门上报的审批材料中员工基本资料部分与人事库进行 核实，对不符的情况与晋升员工本人进行核对。

（2）对晋升员工进行全面（员工本人、上级、下级、平级、其他合作部门）考 核评估。

（3）评估采用面谈、问卷调查及公示征集意见评定等方式进行。

（4）人力资源部绩效评估组最终根据以上记录及评定出具考核评估意见报告， 报送管理委员会或部门管理会议审核。

（5）部门主管以上级别员工的晋升，由管理委员会收到人力资源部提交的该员工

考核材料的五个工作日内给出审核结果，公司总经理答署审批意见。 （6）部门主管以下级别对员工的晋升，由本部门依据人力资源部审核材料于五个

工作日内给出审核结果，由副总签署审批意见。 1.5.1.3员工晋升任命

（1）人力资源部根据所有审批意见编制人事任命公告。 （2）任命公告将采用以下两种方式进行：

①部门内部公告栏公告书，部门员工大会公布； ②公司内部公告栏公告书，公司员工大会公布。 1.5.2人员离职管理

1.5.2.1人员离职类别

（1）辞职（适用于员工提出解除劳动合同的）。 （2）辞退（适用于公司提出解除劳动合同的）。 （3）终止合同（合同到期）。 （4）退休。 1.5.2.2人员辞职

（1）员工合同到期内辞职必须提前30天上交辞职报告，经部门经理、人力资源 经理、总经理签准后，办理相关手续。

（2）员工辞职，应提前30天提交辞职申请书（试用期内提前3天），有单位主管

及人事行政部签准，本人办理合同解除离职手续，不得委托他人办理。 （3）员工辞职要如实填写《离职审批表》、《离职交接表》。并应在7日内办妥离

职手续。交还公司发给的物品，包括工号牌、制服（入职未满半年的）、工

具、资料、财务支取的备用金等。未能全部交还上述物品者，须按规定赔偿，

公司有权拒发薪金。

（4）员工在离开公司前必须办理离职手续，未办理离职手续擅自离开公司，公司

将按旷工处理，连续旷工3日，劳动合同关系自动解除。

（5）薪资核算。按照有关规定，核算应发而未发薪资、各项违约赔偿等。离职手

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续办理完毕后，次月发薪日领取离职当月实际工作日数薪金。

（6）人力资源部根据离职通知单于当日即行办理封存档案、注销工号和人事信息。

（7）人力资源部应视情况约谈离职人员，并将面试结果填入离职人员档案。 （8）离职员工若需“离职证明书”，可到人力资源部索要（人力资源据实写明）。

1.5.2.3辞退员工

若本公司因业务变更或其他原因而产生富余劳动力时（包括项目撤出等情况），

公司有权裁减员工。根据制度辞退员工的，需各单位上交书面辞退申请，写明原

因，经人力资源部确认核准后方可辞退。 1.5.2.4合同终止

合同到期，劳资任意一方不再同意续签时，须提前一个月书面通知对方。 1.5.2.5员工退休

（1）员工达到法定退休年龄，可以到人力资源部领取（或从网上调用）“员工退

休申请单”，填写完整后报人力资源部。 （2）人力资源部根据员工档案依法核准。

（3）经核准退休人员，于准退休日领取“员工离职会签单”，逐项办理离职手续。

（4）人力资源部负责与社会保障部门联系，办理各项手续。 1.5.2.6离职程序及薪资结算

（1）离职申请经核准后，于离职前两日填具未办的重要案件目录及移交清册， 并移交注意事项案件目录及移交清册。

（2）离职会签：因不同原因离职的员工（包括合同、适用、短期聘用），于离 职当天将完成的表单送交人力资源部，以办理离职会签，并缴还其个人保 管之文具、用品。薪资结算：职工离职，薪资结算至停职日（不含），交 接时间不计薪资。 1.6人员考勤管理 1.6.1考核

1.6.1.1有关工作时间

（1）每周工作六天，周日休息（节假日除外）；每日上班时间为：上午08：00—12:00，

下午14:30—18:00；外勤人员可根据工作的实际需要安排工作时间，不受上述规定

的限制。

（2）员工确因工作需要加班的，需事先报请直接主管审核通过、并经主管经理批准，公

司安排调休或支付加班工资。

（3）加班有关规定：员工非法定节假日加班采取调休冲抵加班；加班调休原则：先加班，

后调休。

（4）以下情况不视为加班：

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①公司在节假日组织的郊游及其它娱乐活动； ②公司在非节假日组织的下班后的娱乐活动；

③未经主管指派或事先书面同意的日工作时间的延长，或休息日工作。 ④连续加班不超过1小时。

1.6.1.2有关考勤管理

（1）公司上下班实行指纹打卡制度。员工应严格遵守考勤管理规定，按时上下班， 不得迟到早退，不得随意离岗，更不得旷工。

（2）办公室负责于当月统计出员工出勤、缺勤记录，填写考勤报表，包括员工姓名、 应出勤天数、实出勤天数、请假天数、迟到次数、早退次数以及旷工时间等。 （3）外出参加培训的学员，根据被批准的实际在外天数，由培训主办方向人力资源部提

供考勤情况。 1.6.2休假

（1）一般员工请假：时间在两天以内的须填写《请假单》，交给部门经理批准；时间在

三天以上（包括3天）的徐填写《请假单》，交公司总经理批准后，方可休假；

（2）部门经理请假：时间在一天以上的须填写《请假单》，交公司总经理批准后，方可

休假。

（3）员工休假完毕，应在上班的当天内销假，各部门经理要及时对职工休假情况进行

登记。

（4）其他事项按照公司有关考勤管理规定执行。 1.6.3福利、劳保制度管理 1.6.3.1有关福利

（1）夏季、中秋、春节福利。 （2）定期发放劳保用品。

（3）带薪休年假、婚假、产假等。

（4）入职公司的每位员工均可享受由公司提供的意外保险。 （5）每年组织员工旅游。 （6）培训。 1.6.3.2有关劳保

为了加强公司规范化管理，合理发放与使用劳动保护用品，确保全体员工人身安全，保证生产工作顺利进行，以安全、适用、节约为原则，结合公司实际情况，特制定本制度。

（1）负责对公司劳动保护用品的采购和管理；

（2）负责对公司劳动保护用品的质量监督、使用情况监督等；

（3）审批公司劳保用品的借用、发放、报损，负责工作服的选样、订购等； （4）做好发放管理记录，并根据岗位劳保用品发放标准进行统一发放。 1.6.4通讯费管理（空）

2、档案公文管理 2.1人事档案管理

（1）职位申请表，身份证复印件两张，学历证明复印件一份，近期一寸相片三张，以上资

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料员工入职时必须提供；职称证、特种作业人员上岗操作证或资格证、体检证明、担 保证明、面试记录、笔试记录、结业证等，以上资料视情况可增减。

（2）员工档案卡在员工入职后建立，作用是记录员工工作业绩，主要包括员工个人资料、

入职后员工人事调动、薪资调整、培训、考评、奖惩等动态数据。

（3）在员工人事档案中，还要搜集员工工伤情况记录、客人表扬或投诉员工的资料、员工

对社会做出的突出事迹等，对于全面、有效地考查员工表现有重要作用。

（4）当天入职的人事档案，人力资源部必须在当天将其录入计算机人事管理系统；员工的

原始档案要在三天内归档保存。

（5）员工提供的资料在职期间有变化的，应以书面方式及时准确地向人力资源部报告，以

便员工个人档案内有关记录得以更正，确保人事档案资料正确无误。员工有调动、薪 资调整、考评、奖惩等认识活动及个人资料有变化时，人事档案管理人员应及时进行 记录或者修改，确保人事档案的正确性。 2.2公文管理

2.2.1公文的收集范围

（1）重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、重要领导人讲话、会议简报、会议

记录等。

（2）上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。 （3）本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。

（4）本公司对外的正式发布发文以及有关企业的往来文书。

（5）公司的各种工作计划、工作总结、工作报告、统计报表等文件。 （6）公司有关单位签订的合同、协议等。

（7）公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。

（8）本公司的历史沿革、大事记及反应本公司的重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2.2.2 公文的管理要求

（1）公文应保持完整，每份文件的页数、份数均不可缺失。

（2）每份文件的正副件及与之相关的请示、批复、原件、印件等需要归档。 （3）不同年度的文件原则上要分开管理；密不可分的文件材料必须放在一起。

3、印章管理

3.1印章的保管

（1）专人负责。人事行政部门对于保管和使用印章的人员必须严格审查和挑选，选择政治

可靠、工作负责、坚持原则的人员对其进行管理。

（2）妥善保管。按照保密要求，管印人不得委托他人取代用印章。印章应存放在安全可靠

的地方，最好是在保险柜内，并且要养成随用随开锁，用完即上锁的好习惯，以免印 章被滥用，造成不良后果。

（3）注意保管。印章管理人员要定期保养清洗印章，以确保印章耐用、清晰。如因机构变

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动或组织更名等原因而停止使用原印章，应将其交回制发机关封存或销毁，不能随便 弃置。 3.2印章的使用

（1）在使用印章前都要认真填写《印章使用登记表》，一切用印都应通过专职人员审查，决

不允许随便委托他人代取代用。

（2）在盖印前，必须检查有无机关或单位领导人批准用印的签字，对用印的文件内容与出

示证明用途应认真阅览，不要不看内容就盲目盖章，以免出现差错同时还要认真检查 材料是否齐全。

（3）盖印要端正、清晰。任何文件和信函的盖印，必须位置恰当。如果盖出来的印文不清

晰、不端正，就会影响印章的作用。为确保印文的印迹清晰，使用的印油要均匀，颜 色要正红，用力要适度，使盖出的印章端正、庄重、清晰。

4、固定资产管理

4.1固定资产的购置验收

（1）固定资产由办公室统一购置。

（2）各部门在上年末提出下一年的固定资产需求，经部门负责人签字后报至办公室。办公

室根据需要制定购置计划，纳入年度预算，报主管和总经理批准后请款、购置。 （3）固定资产购入后，办公室安排专人对其数量、质量、品格进行严格的验收，并办理入

库手续，验收人在物品清单上签字。 4.2固定资产的领用和管理

（1）领用库存固定资产时，须做登记，经办公室主任批准后领取。 （2）办公室负责对固定资产进行定期检查、检修。

（3）固定资产的转让、赠予、出资、抵押，由财务部同办公室形成书面意见，报总经理审

批。

（4）每位员工要爱护公司财务，使用办公设备及专业工器具要严格遵照使用说明操作。 （5）公司资产使用原则：“谁领用谁负责”、“谁使用谁负责”。所领用资产由使用人负责保

管维护，如发生丢失、损坏等，将由使用人给予赔偿。 5、后勤服务管理

5.1工装、工号牌管理

（1）员工经过30天试用期，正式办理录用手续后，可申领工装。

（2）夏、秋装：员工在职不满半年离职，需按比例扣除折旧费（折旧期按6个月计算） 冬装：员工在职不满一年离职，需按比例扣除折旧费（折旧期按12个月计算） （3）公司发放给每位员工工号牌和徽章。

（4）员工在工作时间内必须佩戴整齐，如有遗失或损坏及时补办。 （5）员工补领工号牌或徽章每次需交工本费。 5.2差旅管理

（1）需员工出差的业务部门应配合人力资源部确定出差的目的地、任务、时间及费用预算

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等内容，人力资源部确定了出差的内容后须上报上级部门进行审批。

（2）员工出差前须填写《出差申请表》，得到部门经理、人力资源及行政总监的审核批准后

方可出差。

（3）员工外地出差回来后，凭“差旅费报销单”并经行政总监审批后，由财务部核对具体

的报销事项并进行报销。

（4）员工在外地出差期间须向公司汇报工作，并按公司的指示进行工作，出差回来后要编

写工作报告，有人力资源部核实存档。 5.3车辆管理

（1）公司的机动车辆统一归行政部门调配、使用，其他部门无权处理。

（2）使用车辆时，必须由车辆使用者填写《车辆使用申请单》，经部门经理、行政部员工核

实、行政经理审批后，由行政部负责统一调配。

（3）用车者应严格按照批准的《车辆使用申请单》上的里程与目的地行车，用完车后要如

实填写用车实际情况。

（4）车辆的实际使用若与批准的使用情况有较大差距，由使用者负责说明情况，做出合理

的书面解释，否则由使用者承担多出的费用，如过路费、汽油费等。

（5）公司车辆肇事时，车辆使用者须立即上报公司，由公司行政部派人赶赴现场进行处理。

（6）每次出车前公司驾驶员要检查车辆，确保其处在良好的状态，禁止带病出车。 （7）公司的驾驶员在驾车时应严格遵守交通规则，否则后果由驾驶员承担。 5.4宿舍食堂管理

（1）行政部全面负责宿舍食堂的管理工作。

（2）员工据实填写“住宿申请表”，并交付行政部。行政部视申请者条件和申请理由予以批

复。

（3）批复后，有宿舍管理员按原则分派房间，配发生活用品并作入住登记。

（4）入住人员应节约用水、用电，凡用完水后，应关好水龙头，离开房间应及时关灯，严

禁长明灯、长流水。

（5）入住人员应爱护住房设施，不得擅自改变住房结构，不得在墙上打洞、乱写、乱画、

乱接或更改线路，确实改造者须征得行政人事部同意。

（6）入住人员应维护宿舍及过道卫生，按时清扫，不得随地吐痰、大小便、乱丢果皮、纸

屑、废物等，违者按卫生管理相关制度处理。

（7）厨房的一切设备都应登记、有账目，对放置公共场所内的任何物品，不得随便搬动 挪作他用。无故损坏各类设备者，要照价赔偿。

（8）厨房所需购物品，必须呈报行政主管，由行政部门指派专门人员负责采购，购回的单

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据按相关程序处理，即行政主管签字—总经理审核—财务出纳销账。

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