印章的刻制、启用、保管、改制与废止
一、刻制:
1、 填写刻制申请。
2、 任何部门和个人不准私自刻制印章。
3、 刻制规定:分支机构公章、部门章、含有公司名称的业务印章、主要负责人名章及财务负责人名章,应由总公司总经理核准。在符合当地公安机关要求基础上,各级分支机构使用的印章由总公司行政企划部统一设计, 经总经理审批后刻制。
4、 印章所刻名称为本单位的法定名称。印文应采用国务院公布施行的简化字,字体应为宋体。所采用的印料,应根据实际需要而定,当地公安机关有特殊规定的除外。
二、启用:
总分机构部门及以上印章、含有公司名称的业务印章、主要负责人名章及财务负责人名章正式启用时,必须先给行政企划部留存印签备案。并由行政企划部给使用部门下发启用通知,注明启用日期及使用范围。
三、保管:
5、 公司的公章、财务专用章、合同专用章、高管名章等由印章管理者放在柜内加锁保存,主管或审批人在场加盖印章)。
6、 离开办公室或下班时,将印章锁好,节假日期间由章管理人员将印章封存。
7、 印章使用前,总经理办公室下属行政企划部的印章管理人员、分支机构负责人应签署“印章管理责任书”两份,一份存于所在机构,一份由行政企划部印章管理人员保存。
四、改刻或废止
8、需要更换或废止的印章应由各管理人迅速将旧印章交还行政企划部。
9、废止印章的保管年限:除特别需要,由行政企划部将废止印章保存三年,然后在征求原使用者的意见后再行处理。
10、失散、损毁、被盗:公司印章、部门印章、含有公司名称业务印章、主要负责人名章及财务负责人名章停止使用,或在遇到失散、损毁、被盗的情况时,各管理者应迅速向行政企划部负责人递交说明情况的报告书,行政企划部负责人根据情况依照规定办理相应手续处理。销毁由行政企划部收回进行。
11、印章丢失应立即向印章管理员报告,填写印章作废(丢失)申请单,并在报废后两个工作日内报总公司行政企划部管理人员备案。经总经理核准后登报声明作废。行政企划部负责执行。
12、印章销毁工作由两名总务人员共同承担,根据审核批准的印章作废(丢失)申请单,核对印章名称后销毁。
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