新媒体环境下秘书职能的创新与拓展

新媒体环境下秘书职能的创新与拓展

作者：特格斯

来源：《领导之友》2015年第04期

随着互联网技术的发展，电脑、手机等电子产品的广泛应用，知识信息的传播和更新速度日益加快，一种区别于纸质媒体的新媒体已呈现在我们面前。在新媒体的影响下，人们的工作、生活，甚至思维方式都发生了巨大的变化。秘书作为领导的智囊团和助手，要主动适应新媒体环境下工作需求的变化，找准自己的位置，实现秘书职能创新与拓展，为领导提供决策信息和可行性策略。

一、新媒体环境对秘书提出新要求

新媒体环境给秘书工作带来巨大挑战的同时，也给秘书提供了大显身手的机遇。 第一，新媒体环境下，决策方式发生变化，领导决策效率的高低取决于能不能及时、有效掌握信息。秘书的职能之一就是为领导决策提供信息服务，在新媒体环境下，信息资源由短缺变为丰富，如何运用网络技术、信息技术和多媒体技术，来提高信息搜索、整理的效率，是摆在秘书人员面前的新课题。

第二，新媒体环境下，经济活动发生了质的变化，人类从“工业文明生产社会化”进入“信息文明生产全球化”。谁掌握了网络主动权，谁就能在日益激烈的国际竞争中占据有利地位。作为秘书，如果缺乏这种自主性和紧迫感，就难以在放眼全球经济环境、认清世界经济发展大势、掌握经济发展主动权等方面做好领导的参谋和助手。

第三，新媒体环境下，各企事业单位都陆陆续续开始向办公现代化方向发展。传统的计算机单机应用已经难以满足现代化办公的需求，转而向综合网络发展，各种办公信息的表达、传递和储存都以数字化的形式实现，原本需要印刷的文件材料都被电子文档替代，逐步实现无纸化办公，信息交流的速度明显加快。更重要的是，这种办公手段的变革，提高了人判断和决策的速度与效率。这要求秘书必须具备与现代化的办公手段和方法相匹配的素质和能力，否则很容易被时代发展所淘汰。 二、秘书职能的创新与拓展

随着改革开放的进一步深化，国民经济的持续快速增长，我国综合国力不断增强，国际地位日益提升，对内对外交易日趋频繁，秘书的工作涉及政治、经济、文化等范畴，工作职能的中心也发生偏移，秘书职业正在面对前所未有的新机遇与新挑战。 1.秘书需求发生转变

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秘书市场的需求从低级秘书向高级秘书转变，即从简单事务型秘书向复合、协作和创造型秘书转变。这里所谓的高级秘书，是指接受过正规、系统秘书教育，具备扎实的专业功底，适应新媒体环境下的现代化的办公手段和办公方法，具有良好的信息整理和传播能力，具备沟通、组织、协调、管理和决策的能力。拥有广博的学识，通晓法律法规、经济管理、市场营销、财务预算等方面知识，外语运用能力良好，能够处理各种办公室事务和档案管理事务，且谈吐高雅、守礼如仪者，是秘书行业内的佼佼者。 2.秘书职能范围发生转变 （1）从服务于领导到服务于组织

传统秘书的服务范围多只限于各自的领导，只关注领导一人，完成领导交代的事务即可，这种秘书不需要熟悉和参与组织的运作，在组织中发挥的作用不大。但在新媒体环境下，组织的外部环境发生变化，秘书的职责范围也随之发生变化，从只服务于某一领导，发展到服务于整个组织。秘书已成为推动整个组织高效运转的角色，秘书职能被扩大到战略决策、信息整合、监管督促、组织协调等方面，为组织制定决策和实施决策服务。因此，秘书必须树立服务于整个组织的意识和理念，将自己职能的触角延伸到组织的各个部门，在组织、领导和员工之间搭建交流与合作的桥梁，提高组织的运作效率和效益。 （2）从服务于单位到服务于社会

计算机和互联网技术带来的新媒体大大地推动了全球一体化趋势的形成，作为一名高级秘书，只把眼光盯在本单位还是不够的，他需要有全局性的、战略性的思维方式和思考能力，所以现代秘书的职业范围要从局限于某一单位，到面向整个社会，有效地将组织内外的事务进行融合，实现组织与社会、组织与国际的接轨。 （3）秘书职能向现代化方向发展

新媒体环境下，办公现代化带动秘书职能向现代化方向发展，自动化办公蔚然成风。同时，企业的经营理念发生变化，从重视单一的注重生产转向抓好人力资源和财务管理，注重利用高效、准确、便捷的信息技术掌握市场信息，加强经营管理。作为秘书，除了会使用计算机和网络以外，还要能够熟练地使用工作平台，依靠信息技术提高工作效率，赋予秘书工作更多的有效性，实现从手工到自动、从经验到科学的转变，以适应市场竞争的需求和组织向现代化转变的需求。

（4）辅助领导做好参谋工作

秘书参谋工作是以秘书为主体，以组织的领导为对象，为领导决策出谋献策，辅助其作出正确的决策。可以说，秘书的参谋工作可以影响到领导决策的整个过程。

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①秘书的参谋工作离不开事务工作

新媒体环境下，秘书的工作千头万绪，其工作职能主要分为办事职能与参谋职能。办事职能就是指秘书的事务工作，包括文件书写、会议组织、信息搜索、协调督查等等。参谋职能不是要求秘书为领导决策提供信息、资料，而是要求秘书在完成办事职能的过程中，充分发挥参谋的作用，是新媒体环境下，秘书职能中重点发挥和培养的职能。

秘书的办事职能和参谋职能相互依存、相互作用。秘书的参谋职能也是在决策制定和实施的过程中，利用办事职能来实现的。而秘书的办事职能也要通过参谋职能才能得到充分的发挥。不“参谋”只“办事”的秘书，只能算是一台听话的、简单的“办事机器”，难以做出什么成绩。

②秘书的参谋工作服从和体现领导决策意图

秘书参谋工作的方向是服从和体现领导的意图，促进决策目标的实现。秘书的参谋方向对领导决策产生的影响力很大。正确的参谋方向有利于决策目标的实现，错误的参谋方向则可能会产生负面效果。

秘书的参谋方向服从领导的决策意图，是秘书工作性质和所处地位的客观需求。所以，秘书的参谋方向是受领导决策意图制约和影响的，所以秘书必须先要认清领导的决策意图，并服从于该意图，才能充分发挥自己的主观能动性，为领导出谋划策，发挥会好参谋职能。 ③不断优化参谋环境

秘书参谋职能的发挥与参谋环境的好坏直接相关。而参谋环境的优劣则与领导对秘书的信任程度有关。领导对秘书的信任程度，受秘书自身的个人品质、智商、情商、素质、思维层次、知识水平、工作态度等的影响。领导对秘书的信任程度越高，秘书在实现参谋职能时的动力就越大，参谋作用就越容易得到发挥，领导对秘书提出的参谋建议采纳的可能性就越高，从而更加提高秘书参谋的积极性，形成良性循环；相反，如果秘书得不到领导的信任，就难以发挥其参谋作用，甚至可能形成恶性循环。所以，取得领导信任就成了秘书实现参谋职能的前提。

（摘自《中国报业》）