一、会前的策划工作
决定召开会议后，应做好会前的各项策划工作，包括：
1、商定与会人员范围（含嘉宾、领导、正式代表和列席代表）。 2、商定会议日程。
3、商定会场（含讨论地点）和会议住地的安排及讨论分组原则。 4、商定会议文件材料的起草和印发工作。 5、商定会议报名和签到事项。 6、商定参观点的安排。
7、商定奖品、证书的发放安排或纪念品、奖品、证书的购买和制作工作。 8、商定新闻报道的有关事宜。
二、会议有关问题的请示
根据协调情况，提出关于会议有关具体问题的请示，即会务安排工作方案，报党、校办主任审核。请示包括以下内容：
1、会议的名称、时间、地点和主题。 2、出席会议的人员范围。
3、会议的议程、日程安排方案，会议主持人、讲话人、发言人建议名单。 4、会场的布置和座位（含主席台）安排原则。 5、分组讨论的编组原则和召集人建议名单。
6、会议文件材料（含主持词、大会发言稿、参阅材料）的起草、审批、印
发的原则。
7、奖品、证书的安排发放（含纪念品、奖品、证书的购买或制作要求）。 8、会议合影、参观的组织安排。 9、与会人员请假的原则。 10、新闻报道的原则。
11、与会人员或来宾的接待及食住行安排原则。
三、会议的通知
1、全校性会议，通知以党委办公室、校长办公室名义发出。通知中应明确会议的时间、地点、主题、参加会议人员范围、请假要求、签到的时间和地点等。如召开视屏会议，通知中应明确在主会场、分会场参加会议的有关事项。
2、校外会议，邀请函以广东外语外贸大学或广东外语外贸大学校友总会名义发出。邀请函中应明确会议的时间、地点、主题、报名要求、签到的时间和地点等。邀请函需附回执。
3、会前适当时间，应向校领导发出《校领导公务活动安排》，明确会议时间、地点、与会人员范围、日程安排，每一节大会的程序（由谁主持、谁讲话、谁发言，是否安排与会议代表合影，是否安排颁奖等），领导到达会场的时间，着装要求等等。
《校领导公务活动安排》式样：
校领导公务活动安排
党委办公室、校长办公室综合科 2010年 1 月 3 日
广东外语外贸大学2010发展战略研讨会
暨校务委员会扩大会议
根据学校的工作安排，“2010学校发展战略研讨会暨校务委员会扩大会议”定于2010年1月9日至11日召开。
会议议题：1.开拓视野，更新观念，进一步提高我校教育教学管理水平；2.学科建设和研究生教育。
与会人员范围：校领导、校务委员、各学院(部)院长(主任)、党总支书记，各科研、教辅、机关单位主要负责人，共约99人。
着装要求：参加大会时，请领导同志着西装。 附：日程安排
发：＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊ （经办人： 电话：36207007 ） （共印12份）
四、会前的有关准备工作
1、召开筹备会，召集相关人员布置具体工作。 2、制作会议证件。
3、制作横幅、背景板、欢迎牌和引导牌。 4、排出会场（含主席台）座位图。 5、制作照相站位图，并通知摄影师。
6、收集和整理与会人员出席情况，重点是落实校领导出席会议的情况。 7、提出分组讨论的具体名单（含召集人），安排小组讨论地点。 8、打印姓名牌，布置会场。
9、检查会议文件材料的印发情况和主持词、发言稿的准备情况。
10、检查会议纪念品或奖品、证书的制作情况，包括奖品、证书的递送组织情况。
11、制作外地来宾的车辆接送安排表及会务用车安排表。 12、落实会议期间的用餐安排。 13、合成《会议须知》，报党、校办主任审定。
五、会议报到
1、按照会议报到时间，提前30分钟到达现场，检查工作人员到达情况，组织协调报到工作。
2、与会人员报到时，应在签到后再发给会议证件，凭会议证件办理其他报到手续。
六、会议期间的服务工作
1、每节大会前，提前40分钟到达会场，检查会场的各项准备情况 (会议中
需播放国歌、国际歌、颁奖音乐的应监听) 。 2、做好会场内外、领导休息室的引导工作。
3、负责与会人员在会场的报到工作，根据报到情况及时清点到会人数。 4、掌握主要领导到达会场时间并注意迎候，领导到达后，引导领导进入休息室。
5、会前3分钟开始整理会场，提醒与会同志尽快入座，并关闭手机。
6、会场整理好后，向党、校办主任报告，于会前1分钟协助党、校办主任引
导主要领导到会场指定位置就座。
6、开会期间，做好会场内外的值班工作，及时办理领导交办的事项并做好
会议记录，做好颁奖时的有关引导工作。
7、分组讨论，应安排工作人员提前20分钟到各讨论点检查会场的准备情况，
做好引导工作。
8、如安排合影，请注意提前安排场地，了解摄影师的到位情况。
七、会后的整理工作
1、每节会议结束后，及时检查会场，注意收集与会人员遗漏的文件或其他
物品并尽快转交有关同志。
2、及时收集会议有关资料，整理后归档，保存为电子文档和打印材料各一
份。
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