兰台纵横 信访档案的管理 白宁 王珊珊 信访档案是在办理人民来信、接 有助于类似信访问题的处理，有效地 和规律，对所保存的白头文件材料， 待群众来访工作中形成的，并按一定 避免了随意性，杜绝失误现象的发生。 类型归档保存起来的文字、声像、电 子数据等资料，它是信访矛盾纠纷化 要及时鉴定，选择有参考价值的上访 材料进行立卷，归档成册。整理信访 二、做好信访档案的收集工作 要做好信访档案工作，首先是 档案时，不要轻易打乱重整，一般来 解全过程的真实记录，是国家重要档 做好材料收集工作。接待人员在接待 案资源的组成部分。下面，就如何加 上访人后，要将来访来信情况详细登 强信访档案管理工作，充分发挥信访 记后，同上访材料和转交手续及时入 档案的作用，谈谈我们的看法。 档。在案件办理过程中要将调查经过 一、提高对信访档案工作作用的 的原始材料、相关部门及信访人手里 认识 有价值的材料收集起来入档。案件办 首先，信访档案具有凭证作用。 理完毕时，要将“处理意见”、“复查 它是由行业档案的形成规律及自身的 意见”、“复核意见”、“息诉罢访”、“结 特点所决定的。从内容上说，不是人 案报告”等相关材料装订并归档。案 们事后编造出来的，而是当时案件形 件材料及时归档，有利到维护案件材 成的转化过程，怎么活动就怎样形成 料完整，保持历史真实面貌，以便日 的，比较客观地记载着当时的真实情 后重访闹访时备查。 况，是真实的令人信服的依据。信访 一个完整的信访档案应有如下材 档案是初信初访演变的历史证据，是 料：一是来信来访登记表或上访信； 保持客观面貌的真实记录，是处理重 二是相关部门处理信访事项的处理意 访和老访户上访案件必备的查考、争 见书；三是相关部门上级单位的信访 辩研究和处理问题的依据。信访档案 事项的得查意见书；四是有复查单位 记录了信访案件实际活动的全过程， 上级单位的信访事项复核意见书（即 具有原始性、真实性和公正性。通过 “三级终结”）；五是有上访人上访诉 调阅信访档案，可使领导掌握有关的 求问题的查办报告；六是与上访人的 历史资料，便于处理现实问题。 调查笔录和送达回执；七是形成处理 其次，信访档案具有参考作用。 意见、复查意见、复核意见、会议记录、 信访档案具有原始性和较大的可靠 纪要、调查报告和相应的国家政策及 性。人们认识水平的局限性和政治斗 相关文件、佐证材料。对于上级交办 争的复杂性，历史特殊的环境和氛围， 案件还要有“交办信访案件的汇报材 使有些材料、某些事件和现象可能不 料”。． ．符合客观实际或与党的近期政策相抵 三、做好信访档案的整理工作 触。信访档案表达了当事人的意图， 档案整理是档案管理业务工作中 留下了当事人的痕迹，反映了当时的 关键性的环节，从档案的整个业务工 历史情况，具有参考作用。信访档案 作的过程看，档案收集工作是起点， 能够真实具体地记录着不同问题的解 档案提供利用是目的，而档案整理工 决方法等，这对研究规律、总结经验、 作则是承上启下的关键。要严格遵循 改进工作是不可缺少的素材。同时， 档案整理原则，按照档案形成的特点 说，对已经立卷的，有规律可循，有 据可查，就应力求保持原有整理体 系。在整理立卷时，尽可能做到按年 度分开，按材料性质分开，按保管期 限分开。一般情况下，上级下发的文 件、材料，按着时间顺序立卷，归档 为永久卷。组卷后编一个流水号，做 到当年形成材料，次年初及时归档立 卷，以便于利用和管理，使信访档案 工作尽快实现规范化、制度化。 四、做好信访档案的保管工作 档案管理的目的是为了提供利 用，信访档案在实际工作中被查阅的 次数较多。因此，既要做到保护档案 的完整，还要考虑档案的方便利用。 这就要求我们档案工作者在信访档案 保管上必须做到“十防”：一是防盗， 要设置专用铁柜进行保管；二是防光， 强烈的紫外线可使档案褪色，纸张也 会变黄变脆，严重时达到报废；三是 防破坏，防止人为造成对档案的损坏； 四是防火，及时排除一些火灾隐患； 五是防水，杜绝淋湿、浸泡现象；六 是防尘，灰尘和烟尘不宜太浓；七是 防潮，标准规定相对湿度在５０９ ＿６０９６ 为宜，过度潮湿可使档案形成纸砖； 八是防霉变，因为以前档案中许多使 用浆糊，易形成档案蛀虫；九是防鼠， 定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案；十 是防虫，定期在柜子中放置樟脑球， 定期喷洒虫剂，以达到杀菌作用。 （作者单位：四平市财政局四平 市档案局）