未来办公室
促使办公环境不断改变的关键因素
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简介
“大脑是一个非常奇妙的器官。它从你早上醒来的那一刻开始工作，一直到你进入办公室才会停下来。”——美国诗人Robert Frost1
最初，“办公室”一词仅指“人们工作的地点”。如今，“办公室”的定义更广泛，指的是办理业务或服务的建筑物或场所，或企业总部所在地。 受技术、社会化、立法、环境和高昂的业务运营成本等多种因素的驱动，办公环境也逐渐改变。未来办公室将会是什么样子呢？
本文对改变办公环境的因素及其影响进行了分析，描述了企业和机构如何积极应对这些变化，并将其融入工作实践和文化，从而节省时间和资金。
不管是30年前成立的会计事务所还是现在所成立的虚拟网络部门，两者的作用都是一样的，都是有效开展业务的基础，即实现与员工、同事、供应商和客户之间的交流和互动。
从传统意义上说，实现有效交流和互动需要具备两大共同要素。第一，物理要素，即地点、场所以及我们周围的设备。第二，社会要素，即目标一致的人与人之间的人际关系协调和联系。
如今，受各种因素如业务运营成本、客户和员工的期望值和需求以及环境责任的直接影响，办公环境的物理和社会要素都已经发生改变。而技术的进步，以及创建、解释、管理和访问信息的方式是推动以上因素发展的主要原因。
本文的目标读者是企业家和中小型企业的IT人员，主要介绍了推动办公室和办公环境改变的主要因素，并就一些企业如何利用各种技术将变化从业务挑战转变成业务优势进行了探讨。
我们首先对这些因素进行逐一介绍，并就技术和实时信息访问如何改变办公环境的物理和社会变化进行分析。
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Robert Frost（1874 – 1963）
未来办公室︱白皮书
控制经营成本
总收入高于总支出是企业生存的最基本原则，且大部分支出必须是办公室租用、能源和公共事业费以及员工工资等固定支出。对许多中小型企业来说，运营一间容纳企业大部分员工的办公室通常会占用大量资金，直接影响企业的利润率和生存。
此外，部分人员会定期驾驶公司专用车到某个地方出差或参加会议，由于燃油价格和车贴的不断上涨以及交通成本的居高不下，企业和个人的开支也大大增加。随着IT基础架构的发展和扩展，为传统办公环境的服务器和PC供电和冷却也需要更多的能源。
通过减少在办公室办公的员工数量，允许他们定期在家办公，企业可减少需租用的办公面积，从而降低租金、能源费用和其它高额开支如电话系统。
这些是可以衡量的有形成本，而那些无法计划或预测的成本应该怎么算呢？例如，IT系统故障造成企业错失商机或员工工作效率降低，那会造成多大的损失呢？过去，如果无法正确备份系统和信息，企业会丢失重要的信息，并可能会因此导致客户不满以及长时间的业务故障。而现在，使用远程技术解决方案，企业可有效抵御各种威胁，如自然灾难和信息安全漏洞，确保企业的正常运营，并且能有准备地抓住各种商机。
降低资本支出
企业可采用新技术在单一服务器上集中存储关键的业务应用和生产力应用，并将这些应用和文件实时、安全地交付给用户，这样一来，企业可将老旧硬件如PC、笔记本电脑和服务器的寿命延长一倍，节省了设备更换成本。这是因为托管在台式电脑上的应用需要更大的内存和更强的处理能力，会快速消磨设备的寿命。如果应用不是直接安装在台式电脑上，而集中存储在服务器，并以虚拟技术交付给用户，那么，台式电脑所耗费的内存和处理能力会相对减少，不仅延长了寿命，还减少了远程访问信息所需的带宽量。
降低管理开支
通过整合员工所需的IT资源，将远程办公理念融入企业文化，企业可减少能源支出以及为员工提供的物理办公面积。这是为什么呢？因为整合型IT环境需要的物理空间和能源相对更低，通过让员工在远程环境下也能保持很高的工作效率，企业可减少所需的办公室面积，从而降低租金，以及办公所需的办公设备、办公用品和能源。
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降低IT支持成本
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采用集中化应用管理、控制和支持技术，企业可降低IT支持成本，即在一个集中位置就可为远程和移动用户提供服务和技术支持，而无需亲自前往用户所在地，对设备进行现场管理，或让用户前往总部获取技术支持。不管企业采用的是IT外包还是依靠自己的IT部门，在一个集中位置管理应用以及用户访问（不管他们在什么地方）都可以有效地降低IT支持成本。
降低业务风险成本
未来办公室体现的是移动性更强的办公环境，安全性也更高，并且可以更有效地抵御业务风险。业务连续性解决方案可帮助企业最大程度地缩短停工时间，利用各种商机。通常，企业认为远程访问会降低网络安全系数，并且会让未经授权的用户有机可乘，有机会访问到关键业务数据。而事实上，如今的远程办公技术都具有极高的安全性，可增强企业的办公灵活性，还不会影响信息安全。
提高企业盈利能力
通过支持用户在任何地方安全访问各种应用和信息，企业可有效推动移动和远程办公，从而降低交通成本，提高企业盈利能力。通过改善用户的信息和业务工具访问体验，企业可提高员工的工作效率和响应度，进而提高客户的满意度，增强忠诚度，提高业务收入。
客户篇
不可否认，客户几乎在每个细分市场的选择都越来越多，就这点而言，客户就是上帝。如果做得足够好，客户满意了，就会推荐、回馈和忠诚能够满足他或她需求的企业；但如果做的不够好的话，企业就会永远地失去客户。适者生存，只有那些最能适应并灵活响应市场需求，保持高效通信和高生产效率的企业才能在激烈的市场竞争中生存下来。未来办公室如何帮助企业满足不断增长的客户需求呢？
有一点是不可能改变的，那就是访问、控制和交换实时信息以提供服务或进行交易。而面临的挑战是如何实现平滑的、及时的、快捷的信息交换。能做到这一点的企业就一定能获得成功，就是这么简单。
未来办公室︱白皮书
考虑虚拟办公室计划
未来办公室支持员工随时随地访问实时数据，从而能大幅改善客户服务。例如，员工可在客户的办公室工作，或利用随时随地的信息访问和协作能力，及时解答客户的各种问题，提供完全独特的客户体验。 支持员工随时随地进行信息和应用访问的技术使得企业可有效保持业务运营的成本效益，并有助于提高员工的工作效率、响应度和积极性，满足客户的各种需求。此外，这种技术还增强了同事和供应商之间的协作，意味着实现了实时信息流，加快了决策，最终改善了客户服务质量。
员工篇
过去的朝九晚五制办公室文化几乎已经完全消失。Gartner公司预计超过45%的员工每周有20%以上的时间在办公室外工作。最近的一份调查
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显示，小型企业的员工更希望能自行安排工作时间，成为时间的主人这
种意愿越来越强烈。更有趣的是，同一调查显示小型企业对远程访问的需求比其他所有企业高66%，而且，有62%无法远程办公的员工希望能开展远程办公，这意味着小型企业应该增强员工的办公灵活性，以提高业务灵活性，保留优秀人才。
在如今凡事都讲求“客户至上”的服务时代，企业必须能随时随地获取实时信息。事实上，越来越多的人希望能在办公室外的任何地方灵活访问关键业务应用和信息，以便充分了解工作任务，保持高工作效率。一份Web Commuting调查为这一观点提供了数据支持，调查显示，至少有50%的小型企业主定期在办公室外的其它地点办公。
推动在办公室外的地点办公这一计划的因素包括：1）远程办公给企业本身带来的效益，包括提高生产效率，减少差旅费用；2）员工希望不受工作时间和工作地点的限制为企业服务。通过增强员工的办公灵活性，企业可提高员工的工作满意度，并有助于雇佣和保留优质员工和承包商。 英国于2003年4月对关注家庭友好雇佣和灵活办公环境的法律3进行了重要修改，提出员工有权申请灵活的办公时间。2008年11月，澳大利亚效仿英国的做法，出台了类似的法律文件4。在美国，奥巴马也承诺会提出相应方案，让企业了解灵活办公的好处，帮助企业创建灵活的办公机制，允许员工申请灵活的工作时间安排。随着越来越多的国家采用远程办公策略，其他国家也会很快跟着效仿。
调查显示，灵活办公需求会随着时间日益增长，因此，让员工能在正常
2 Web Commuting和美国员工，思杰，2007年9月 3
英国－2002雇佣法 4
澳大利亚－公平工作法案
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办公时间和办公室防火墙外访问办公室应用和信息这点对企业来说更为重要。传统的“待在办公室工作”的工作观念的改变不仅能让企业员工自由掌控工作时间，还能提高办公灵活性，增强员工的满意度，提高工作效率，进而改善客户的满意度。
办公自由化
经安全的、高速可靠的网络所交付的协作和移动技术可为员工提供前所未有的自由度和灵活性。希望取悦和保留优质员工和承包商的企业可充分利用这些技术，为他们提供所需的工具、信息和技术支持，协助他们有效完成工作。
保持协作文化
人是社会性动物，他们需要与同事进行交流和互动，还希望同事能经常对他们所负责的工作发表反馈意见。因此，支持远程和移动办公的未来办公室还需要采用协作技术，让企业能保持以社交为基础的办公室文化。企业不能低估这种会带来即兴协作的“水冷式”交流的价值，而应予以保护。
令技术一代满意
现在和未来的员工都十分了解技术及工具，并能熟练使用各种设备。由于员工如今希望能通过办公PC获得与家用PC相同的功能，因而掀起了“自带PC”热潮，该计划让员工如愿以偿。这不仅为用户提供了更强的控制权，还推动了企业对可实现安全信息访问的技术的需求。
未来办公室员工将采用哪些技术？
“上线将成为时代的主旋律”（Elliot 2006）。即使企业员工分布在各地，包括家里、差旅途中或分支机构，用户只要使用“上线”技术即可查看同事和联系人是否在线，确定他们是否能够以及是否愿意在成为联系人之前回答各种问题，就像在办公室与同事面对面交流一样。
Gartner公司预计，到2012年，50%的移动用户将不再会使用笔记本电脑访问信息7，而更多地使用外形更小巧的设备如iPhone。同时，Web应用将会更加盛行，因为它可更轻松地将标准Windows应用交付给外形更小巧的移动设备。
企业也将越来越多地使用智能协作解决方案，它集成了多种应用，支持企业改善业务信息管理，增强实时员工通信，提高业务智能的使用。
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Gartner对2008年及以后的IT机构和用户的关键预测报告
未来办公室︱白皮书
环境篇
受全球变暖影响，“降低碳排放”这一倡议随处可见。IT行业大力倡导“绿色IT”理念，以缓解不断变暖的全球气候。
随着人们对全球变暖的关注不断增加，环保意识也逐渐成为企业的关注重点和压力所在。不管是对是错，企业认知度的高低确实和环保联系在了一起，正因为如此，环保被大多数企业提上了日程。
一些商业立法也增强了企业的环境责任，例如，全球实施的针对废旧电子设备处理的WEEE指令。
因此，不管是为了政治目的，还是为了满足相关法律法规要求或地球的未来，企业应该怎样利用各种新技术确保环境的可持续性健康发展？这将如何影响我们的工作方式以及工作地点？
2007年，Gartner称“企业的IT机构应该将重点更多地放在怎样减少业务运营的环境影响上，而不是怎样加剧环境影响”。6
采用一些可帮助减少办公室物理面积需求，减少通勤以及实现硬件再利用的技术，企业可减少IT对环境的影响。
零碳排放－业务乌托邦？
不只是因为员工希望避免耗时太长的上下班通勤以及交通堵塞，还有重要的一点，那就是严重的环境影响，企业自己也意识到了这一点。那么，如果您不能让员工到办公室工作，为什么不能在保证高效率和安全的前提下将办公室放到员工面前呢？经集中位置以同样的速度交付同样的应用不仅能够实现直观的协作，还能提高工作效率，而且还不会增加碳排放量。这种解决方案还不会增加分布式IT环境的复杂性。
此外，通过集中化应用和信息部署，您可以实现集中化管理，并可远程修复和更新应用，无需亲临现场。这样，可大大减少碳排放量，实现降低能耗的承诺。
减少、再利用、回收
如今，整合和虚拟化成了非常时髦的词，意思是如何用更少的资源做更多的事情。更小的物理空间、更低的能耗和更少的管理这些都可以减少碳排放量。采用集中化管理后，就没有必要在台式电脑上保存极其耗费资源的应用，意味着可再利用一些旧的PC，减少对硬件更换需求。
5 英国－废弃电子电机设备（WEEE）指令 6
Gartner－绿色IT，2007年11月
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总结
如今的办公室正在逐渐利用各种技术来降低经营成本，提高客户满意度，保留优秀人才，以及减少环境影响。未来办公室可实现对员工的安全的和集中化的应用和实时信息交付，不管员工何时何地工作，以及如何访问数据，消除了传统办公环境的壁垒，创造了无缝的、动态的、不受工作地点所影响的办公文化。
通过电子邮件、短消息和即时通讯，我们可能无法正确传达表情和意思。无阻隔办公室带来的最大挑战是如何将面对面交流价值融入办公文化。这要何时才能实现？目前，几家大型IT供应商正在研究利用全息图像和机器人在“真实的”同事旁边代表我们表现各种情绪。
在办公室成为科幻电影的主场前，企业必须在远程办公和与同事交流之间找到平衡点，采用可提高生产力和利润率的技术，以满足业务运营需求。
非常讽刺的是，正逐步采用远程和移动办公的中小型企业比已开展移动办公的大型企业更具优势，因为拥有大量远程和分布式员工的企业已经意识到了保留传统办公文化的社会性的重要性，并设法进行弥补。幸而，对已经开展远程和移动办公的企业来说，技术已向推动和鼓励办公的社会性的方向发展。如今，使用上线通知技术可确定他人是否能及时通讯，员工只需轻点一下按钮就能实现与同事和外部联系人的协作。 未来办公室的主要部署对象是那些信任员工并希望避免微观管理的企业，这种办公文化的基石是信任。这种方法有助于保留最优秀的人才。相反，虽然许多员工希望在家办公，但企业必须让他们放心地放弃办公室内属于他们的台式电脑。假如这两大条件都满足了，远程和移动办公将为企业和员工带来很大的效益。
许多企业已经开始享受员工远程办公带来的效益，将远程办公看作是一项战略业务资产，有助于降低经营成本，提高业务灵活性。随着经济形势的挑战性增强，企业成本的逐渐增加，远程办公的优势也将变得越来越重要。
Irwin Corey教授曾经说过，“如果我们不及时改变方向，我们的旅程将很快结束。”那些向未来办公室方向发展的企业可享受业务灵活性带来的好处，获得灵活办公环境带来的竞争优势。
未来办公室︱白皮书
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