XX采购仓库系统实施报告

各位同事：

根据高生指示，为了个更好的管理采购、仓库及各生产部门的运作流程，从XXXX年八月份起，采购、仓库部门将起用XX采购仓库系统。现将系统功能及具体实施过程部署如下：

一、系统功能

本系统主要基于IT技术及结合工厂自身的实际需求而完成的，系统分为采购、仓库、生产计划三大模块，各模块紧密连接，各部门协调完成：首先从客户订单——制办——产品配方——生产计划——物料需求——采购计划——采购订单——仓库收货——发货——整个生产计划完成结算。每一模块都必须统一使用，不能独立运行。

合理使用本系统，可达到如下效果：

A． 库存下降20％～30％。充分合理利用剩余库存，这是人们说得最多的效益。因为它可

使一般用户的库存投资减少1.2~1.3倍，库存周转率提高50%。

B． 延期交货减少60％。当库存减少并稳定的时侯，提高用户服务水平，使工厂的准时交

货率平均提高35%，误期率平均降低35%，这就使销售部门的信誉大大提高。

C． 采购提前期缩短30％。采购人员有了及时准确的生产计划信息，就能集中精力进行价

值分析，货源选择，研究谈判策略，了解生产问题，缩短了采购时间和节省了采购费用。

D． 停工待料减少40％。由于物料需求的透明度提高，计划也作了改进，能够做到及时与

准确，物料也能以更合理的速度准时到达，因此，生产线上的停工待现象将会大大减少。

E． 管理水平提高，管理人员减少10％，生产能力提高10％～15％充分发挥工厂自身的

潜力。

系统为减少人为操作错误，全部采取从一而终的流程方式，即生产计划所得出的数据将贯穿整个系统，如同上面的流程路线一样；生产计划的数据完全取决于产品配方，同样物料需求完全取决于生产计划，采购计划则完全取决于物料需求，其他依次类推。 二、系统操作流程图

三、系统使用前准备

因系统正式使用前，大部分数据尚处于未知状态，及时的录入未知数据将是正确实施本系统的关键所在，这些数据主要体现在：产品档案库、物料档案库、客户档案库、供应商等，详细需要及时取证的资料如下：

1、 产品档案：产品名称、办单号码、包装、丝印号码、剩余库存、实际库存、分配库

存、所属类别等。

2、 物料档案：实际库存、剩余库存、分配库存、安全库存、色号、所属类别等 以上两点、必须通过仓库严格盘点得出。

3、 客户档案：客户名称、联系人、电话、传真、所属国籍等 4、 供应商档案：客户名称、联系人、电话、传真、所属地区等

注意：以上各档案中的数据必须严格验证后放能录入，因为后面几乎所有的数据都是来源于基本档案。 四、各模块具体实施方法

A、 产品配方、生产计划这是已经应用的开工作单部分，方法照旧。

B、 物料需求：物料需求上面所列出的物料全部都是前面工作单上的物料，可按一

个工单或多个工单来制定，计算出来的结果将是所选合同的各种物料的总需求量，然后就可以选择系统自动分配剩余库存或者人为自定义的方法来进行，分配剩余库存的同时，系统将自动修改物料档案库的剩余库存及已分配库存数据。对于不合理的分配可撤消，但如果需求单已被应用，则不能撤消或编辑物料需求。

C、 采购计划：分为计划采购和其它采购，计划采购完全按照物料需求来进行，其

它采购则是按照安全库存报警或人为自定义来进行。计划单基本按照供应商来分开进行。

D、 供应商报价：如果不清楚供应商价格则需要进行供应商报价，如果清楚则不需

要进行报价。

E、 采购订单：采购订单基本上不需要修改任何数据，如果有报价单则参照报价单

进行，无报价单则参照计划单进行，物料价格为物料档案库中的价格。 F、 仓库收货：收货也非两种方式进行：采购入库和其它收货，采购入库按照采购

订单来进行，系统默然将采购订单上的物料一次性全部收齐，如有数量不足则应修改实收数量。所收取的物料如果是计划采购将视作为该需求单上的分配库

存，如果是其它采购将视作为剩余库存，如入某个物料不足则应修改实收数量，如有某个物料未送则应将未送之物料删除；其它收货采取单条记录录入的方法进行，这种方法主要用于客供料入库或香港方面下单送的物料。所收取的物料将视作为剩余库存。

G、 仓库退货：退货根据收货单来进行，系统默认将该收货单上的所有物料全部退

货，但仓库部门可根据实际情况来删除或修改。

H、 仓库发货：发货亦按工单发货和其它发货两种方式来进行，如是工单上列印过

的物料，都必须通过工单发货来进行，发货时系统默认一次性将该工作单上该部门的所有安排的物料全部发送，同理，发货人员可根据实际情况来进行删除或修改。按工单发货系统将自动修改实际库存和已分配库存，其它发货系统将自动修改实际库存和剩余库存。

I、 余料回仓：针对生产部门领料过多返回进行的，操作同理采取单条录入的方式。

系统同时更改档案剩余库存。

J、 生产补料：针对生产用料估计不足进行的，操作同理采取单条录入的方式。系

统同时更改档案剩余库存。

K、 原材料报损：当仓库或车间在保存或使用期间出现了原材料严重损耗的时，则

需对库存进行报损处理，以免造成帐面库存同实际库存不相一致。

L、 仓库盘点：定期或不定期的对货仓存放的物料及产品进行盘点，这样就可以及

时的纠正系统在使用过程由于人为误差或其他原因造成的帐面库存同实际库存不相一致。

M、 领料安排：由于在制作物料需求时是按照一个工作单或多个工作单进行的，因

此需求单上的物料有可能并未全部到位，但生产已经进行，这时需要对需求单内的各个工程进行物料分配，仓库可根据排单先后顺序来进行安排，物料分配可由系统自动完成，也个由仓库部门自行单个决定。（注：只有对物料进行分配后，车间才能拿着工程单来领料，否则领料将不能成功。）

N、 生产完成结算：当整个工作单均已生产完毕，则需要对每个工作单进行一次结

算，结算的主要目的就是把原先安排好但未领取的物料从分配库存返还为剩余库存，以便其它需求单使用。以免造成库存滞留。

O、 生产完成进度：主要用来显示各个工作单的完成进度，系统每经过一个模块处

理都应该对工作单进行标识，比如当生成物料需求后，则应将该需求单上的工

作单标识为“已处理物料”,同理，“出工单”、“排单”、“安排物料”、“领料”、“生产完毕”等等。

五、各部门分工情况

本系统采用C/S结构架设，三个可执行文件为客户端，服务器端存放SQL数据库，三个客户端共用同一个数据库，因此采购、仓库及生产计划三者所处理的资料完全相一致。

A、 仓库部门使用“XX仓库管理系统”，主要负责收货、发货、回仓、补料、盘

点、报损、分配物料等单据的处理。

B、 采购部门使用“XX采购管理系统”，主要负责制作物料需求、采购计划、报价

单、采购订单等单据的处理。

C、 生产计划人员使用“XX生产管理系统”，主要负责各个档案资料的管理及客户

订单、制办、产品配方及工作单制作等单据的处理。 D、 其它人员亦可通过网XXXXXX查询相关资料。

注意：以上各个系统都将根据实际情况跟使用者分配相应的权限，每一个单据 都将记录制作日期及制作者，如发现问题将追究到人，因此请大家认真实施。 服务器端由本人独立维护，客户端由各位自行管理。