会议组织标准作业流程

会议组织标准作业流程（SOP）

一、会议策划

（一）考虑会议名称和大致内容

1、与领导充分沟通，确定会议主题和名称。

2、明确会议内容（会议内容决定会议长短和参会人员）。

（二）考虑参加人员

1、明确参加会议的主要领导。

2、明确参加会议的主要人员（要考虑一线人员的工作情况，考虑参会人数，考虑会场气氛等因素）。

（三）考虑会议时间

1、考虑会期长短（结合内容）。

2、考虑会议时间（主要考虑领导工作安排，与会人员工作安排和其它活动安排等）

（四）考虑会议地点

主要考虑会议人数，参会人员级别。

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（五）考虑会议预算

会议花费情况（尤其是大型的会议，外出召开的会议，需要外请领导的，需要发放各类补贴的会议）。

二、会议筹备

（一）关于参会人员的筹备工作

1、明确要求参会人员的名单、人数。

2、明确会议的时间、地点、会期。明确会议住宿、就餐、着装、车辆安排等情况。

3、明确要求参会人员准备的相关材料（如发言稿、相关数据等），需要做的事情（如发言、做报告等）。

4、通知与会人员，明确有关事项。

（1）通知可采取QQ、电话和短信的方式；

（2）转达通知的须再次确认；

（3）通知院领导要采取短信和网络双保险的形式；

（4）对外的邀请函要有回执；

（5）通知集中时间对院领导宜提前5分钟，一般员工宜提前10分钟。

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5、收集整理到会名单，制作签到表，向会议负责人反馈。

6、会议如有外地人员参加，需同时统计驾驶员人数及住宿情况。

7、提前明确拍照人员，并通知拍照时间和环节。

8、如有投票，提前安排计票人、唱票人和监票人。

9、提前确定会议记录人。

（二）关于会议场地的筹备工作

1、根据参会人数，确定会议场地，向办公室预定会议室，并确定桌子摆放形式。

2、排定领导座位和其他人员座位，通知办公室制作桌牌。

3、向领导请示，确定会议横幅。

4、明确是否视频会议，如需视频会议，通知办公室提前调试。

5、明确是否需要投影。如需投影，明确电脑和PPT文件，并制作开场PPT欢迎标语。

6、明确是否需要音响配合，确定需要配合的内容及具体播放时间，确认负责人。

7、明确是否需要茶水、水果、鲜花、烟等，确定购买水果、烟的级别。

8、如需要指路牌等公共服务设置，提前通知办公室制作。

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（三）有关会议议程的筹备工作

1、初步拟定会议议程，并提交分管领导审核确认。

2、制作会议议程表，明确每项议程的时间、参加人员和具体内容。

3、在议程备注栏中明确需要工作人员配合的内容，或者是在会议中容易遗漏的问题。

（四）有关会议材料的筹备工作

1、提前向有关人员收集会议材料。对收集到材料的具体内容进行审核，并按议程排序为“XX会材料之X”，留有足够的排版印刷时间。

2、提前做好会议中会用到的材料（发言稿、决议、总结、选票、各式表格、奖状等）

3、大型会议要做一个会议指南，至少包括会议议程，会务安排，后勤保障等内容。

4、根据参会人数印制会议材料，一般多印10%备用。

5、如涉及各类礼品、劳务费等，提前准备好（借款、领用表等），并考虑发放方式。

三、会中服务

（一）提前30分钟到会场，检查横幅、桌椅摆放、座位安排、电脑、音响、茶水、卫生等是否与要求存在偏差。

（二）组织会议签到，并向会议负责人和主持人反馈到会人数、缺席情况。

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（三）会议材料的发放（按预定形式发放）。

（四）安排会议记录、拍照。

（五）督促做好会议服务（茶水、空调、临时性材料等），并适时提醒参会人员有关注意事项。

（六）外单位人员的接送工作。

四、会议善后

（一）会议财务决算（报销）。

（二）整理会议记录。

（三）会议相关材料整理、归档。

（四）信息报道（一般不宜迟于会议召开的第二天）。

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