关于能源工程公司文件管理的分析
成员： 141241A 贾桂辉 141241110
141241A
皮鲁热 141241123
能源工程公司文件的编号、发文和管理方法
1.目的
为规范公司文件档案的管理水平，特制定本办法。
2.适用范围
本办法规定文件包括以公司名义发布的内部文件、合同等及各部门发布的和在工作工程中产生的文件。
3.职责
3.1 总裁办负责管理以公司名义发布的制度、内部管理性文件、合同、任命书、通知、公告、档案等；
3.2 各部门负责职责范围内的以部门名义发布的，不涉及两个及以上部门的文件和工作过程中产生的文件；
3.3对文件的分类、标识、编目、保管、借阅、检索和处置等管理工作，各部门都应严格遵守。
4.文件编号规则和定义
4.1文件编码规则：
文件性质-LT-发文中心或部门代码-年度-文件件号-文件版本号-1或0 注：1表示此文件有附属表单或附件；
0表示此文件无附属表单或附件。 4.2附属文件的表单编码规则：
文件性质-LT-发文中心或部门部门代码-年度-文件件号-文件版本号-属所表单或附件件号-表单或附件版本号
4.3无附属文件的表单编码规则： LT-发文中心或部门代码-表单号-版本号 4.4编号规则定义： 4.4.1文件性质：
红头文件（向政府主管部门请示报告类文件、任命文件、决策性文件）：RT 制度（公司和部门）：S 决定：D 通知：N 公告：A 会议纪要：CS
档案（含项目档案、人事档案）：R 项目合同/采购合同/分包合同：PC
普通合同（不含人事劳动合同）、协议：OC 其他：O
4.4.2发文中心或部门代码：
公司：LT；研究院：Ｒ＆ＤＣ；工程管理中心：CMC；营销管理中心：MMC；技术管理中心：TMC；总裁办：PO ；总师办：OCE；人力资源部：HR；财务部:FMD。 4.4.3年度：二位数字表示:如2011年,表示:11 4.4.4文件件号:用三位数表示 001-999;
4.4.5文件版本号：A-Z表示。第一版用A，第二版用B，无版本号默认A。 4.4.6表单或附件件号:用二位数表示:01-99.
4.4.表单或附件版本号：A-Z表示。第一版用A，第二版用B，无版本号默认A。 4.5其他
4.5.1各中心下属部门的所有文件通过中心发文 分公司、办事处的文件通过营销管理中心
4.5.2如对过去的文件做出修改，版本号发生修改的同时，年份也应随之变动；
5.文件起草
5.1文件性质为红头文件、公司层面的制度、决定、通知、公告以及其他重要文件均由总裁办起草；
5.2各中心或部门可自行起草以公司制度准则为指导的内部工作指导性文件以及相关的通知、公告等；
5.3合同类根据实际情况由所执行部门起草；
6.文件审批
6.1总裁办起草的文件在经总裁办主任核稿后交由副总裁签发，如遇重要文件，需经总裁审批，甚至需经董事会讨论通过。
6.2各中心或部门起草的文件经中心总经理核稿后由副总裁签发。
6.3项目合同/采购合同/分包合同需经执行部门所在中心的总经理、财务部、法务部的审核后，再由副总裁签发，如遇重大经济合同，需经总裁审批。
7.文件发布
7.1文件由总裁办统一编号，统一发布。 8.归档及移交 8.1归档时间
8.1.1以公司名义发布的制度文件合同等需在发布当时和签定完毕后即时归总裁办归档；
8.1.2工程档案含质量记录、验收记录等需在项目竣工后即时交由总裁办存档；
8.1.3部门文件日常由部门指定专人保管存档，在每个阳历年结束后一个月内整理并至总裁办存档。 8.2移交
8.2.1档案如需部门移交或原档案管理员调岗或离职，应填写移交目录（见附表6）一式两份，连同归档文件，经接手部门或个人清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份。
9.保管方式和期限 9.1保管期限
9.1.1保管期限从文件产生和形成后的第二年算起。
9.1.2永久保存的文件:红头文件、制度、决定性文件、公司对外签订的各类战略协议、项目合同和采购合同、工程档案、员工档案，以及公司发展过程中具有长久价值的文件； 9.1.3长期保存的文件（16年至60年）：以公司名义出具的公司类已停止使用的文件，员工离职档案，部门重要文件；
9.1.4短期保存的文件（15年以下）：通知、公告、员工考勤记录、其他非重要的文件。 9.2保管方式
9.2.1所有文件按照保管期限分区存放；每个区按文件年份分开存放。
10.借阅和销毁
10.1当年产生的文件和工作中未结案的记录、未停止使用的文件应放在易拿取查阅的地方；往年的记录、停止使用的文件应在每年1月份前整理归档；
10.2公司层级的文件、合同等只允许在场查阅，若工作需要须复印或离地借阅，须办理借阅手续，并经副总裁同意；借阅人自借阅时刻起便负有对借阅资料的保密责任，同时决不允许转借他人。
10.3部门管理的文件由部门遵照执行； 10.4文件的销毁统一由总裁办执行。 11.变更
11.1如需对已形成的文件进行修改，若修改内容不多，可填写《制度修改申请单》直接对文件进行修改；若修改内容过多，则需重新制定该制定。
12.相关表单
12.1 文件审批单 S-LT-P0-11-006A-01A 12.2发文单 S-LT-P0-11-006A-02A 12.3 归档文件清单 S-LT-P0-11-006A-03A 12.4借阅申请单S-LT-PO-11-006A-04A
12.5借阅登记表S-LT-PO-11-006A-05A 12.6档案移交单S-LT-PO-11-006A-06A 12.7制度修改申请单S-LT-PO-11-006A-07A 12.8合同评审单S-LT-PO-11-006A-08A 12.9采购合同评审单S-LT-PO-11-006A-09A 12.10项目合同评审表S-LT-PO-11-006A-10A 12.11分包合同评审表S-LT-PO-11-006A-11A
与4.2.3的对比
根据4.2.3的要求及文件的形成过程分析
文件的编：对于文件的编，该公司有如下三种方案
① 文件性质为红头文件、公司层面的制度、决定、通知、公告以及其他重要文件均由总裁办起草；
② 各中心或部门可自行起草以公司制度准则为指导的内部工作指导性文件以及相关的通知、公告等；
③ 合同类根据实际情况由所执行部门起草； 文件的审：
1) 总裁办起草的文件在经总裁办主任核稿后交由副总裁签发，如遇重要文件，需经总
裁审批，甚至需经董事会讨论通过。
2) 各中心或部门起草的文件经中心总经理核稿后由副总裁签发。
3) 项目合同/采购合同/分包合同需经执行部门所在中心的总经理、财务部、法务部的
审核后，再由副总裁签发，如遇重大经济合同，需经总裁审批。
文件的审批不同类型的文件有不同的经理审，其中重要文件要经过最高领导人甚至董事会的同意。
一般文件，及部门文件由部门中心经理审再交由副总或总裁签发。 该公司用文件的分类发布和多层审批确保文件的充分和适宜性。 文件的批：
总裁办起草的文件 ：总裁办主任核稿 副总裁签发；重要文件，总裁审批（甚至需经董事会讨论通过）。
各中心或部门起草的文件 ： 中心总经理核稿 副总裁签发。
项目合同/采购合同/分包合同 ： 执行部门所在中心的总经理、财务部、法务部的审核 副总裁签发（重大经济合同，需经总裁审批） 文件的发：
文件由总裁办统一编号，统一发布。
各中心下属部门的所有文件通过中心发文分公司、办事处的文件通过营销管理中心
文件的改：
如需对已形成的文件进行修改，若修改内容不多，可填写《制度修改申请单》直接对文件进行修改；若修改内容过多，则需重新制定该制定
如对过去的文件做出修改，版本号发生修改的同时，年份也应随之变动； 文件的借阅和废：
当年产生的文件和工作中未结案的记录、未停止使用的文件应放在易拿取查阅的地
方；往年的记录、停止使用的文件应在每年1月份前整理归档；
公司层级的文件、合同等只允许在场查阅，若工作需要须复印或离地借阅，须办理
借阅手续，并经副总裁同意；借阅人自借阅时刻起便负有对借阅资料的保密责任，同时决不允许转借他人。 部门管理的文件由部门遵照执行； 文件的销毁统一由总裁办执行。 对于记录的控制：
当年产生的文件和工作中未结案的记录、未停止使用的文件应放在易拿取查阅的地
方；往年的记录、停止使用的文件应在每年1月份前整理归档
工程档案含质量记录、验收记录等需在项目竣工后即时交由总裁办存档；
分析
根据该公司所发布的文件我们可以看出
一、文件的5.1、5.2、5.3、涉及了文件的编、批、审等方面的内容符合4.2.3 a所要求的内容。但对于确保文件适宜性方面没有详细说明。
二、文件的4.5.2涉及了4.2.3所要求的关于文件的改的内容符合4.2.3 c所要求的内容，同时也涉及了d所要求的内容。
三、文件的4.5.1、4.5.2、6.1、6.2、6.3、7.1涉及文件审、批、发方面的内容符合4.2.3 a、d、e所要求的内容
四、文件的4.5.2 、11.1涉及了文件改的内容符合4.2.3 b所要求的内容 五、文件的10.4 涉及了文件废的内容符合4.2.3 g所要求的内容。但对于保留着作废文件的处理并未有详细的说明。
六、文件的8.1.2、10.1涉及了4.2.4记录的控制方面的内容。但对于记录的控制并没有进行详细的介绍。
总结
通过比较我们可以看出该企业对于文件的控制并不是很完善，基本内容都符合4.2.3和4.2.4所要求的内容，但关于4.2.3 f、g所要求的内容没有详细的规定，而且对于4.2.4 所要求的记录的控制并没有形成一个体系的管理，这方面还有待加强。
该公司对于文件的控制大致是按照文件的编——审——批——发——改——废文件的生命历程规定的。
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